国家机关、企事业单位和社会团体等法人的印章统称为公章，作为权利、内部管理活动和对外开展活动的象征，使用公章往往代表着行使权利、承诺、信用或证明。因此，企业有必要建立公章管理制度，加强公章管理，防范公章风险。
一、 公章管理常见风险 业务实践中，接触过许多因公章管理问题而引起的企业法律风险问题，我们将其归纳为以下几种典型类型：
（一） 用章审核操作不谨慎的风险
对各种印章的用途不明确，对用章情形和文件缺乏必要的审核，随意批准，或见到批准不经核对就盖章等情形，导致对企业不利的文件发生法律效力，给企业带来巨大风险。其中典型的风险为开具盖有公章的空白介绍信、合同、协议等，以及随意出具各种证明、情况说明、保函等文件的法律风险。此外，操作中的疏漏，如合同协议等重要法律文件漏盖骑缝章，有可能导致合同内容被更改，从而导致法律风险。
（二） 公章保管人员滥用权力导致的风险
从司法实践的角度来看，相当一部分公章引起的法律纠纷都是由于公章管理人员缺乏原则性、纪律性，违反印章管理制度，服从或威慑于上级的授意安排或同事的请求所造成。这种主观性很强的违规有上升之势，造成的风险不可小觑。
（三） 保管、交接过程中产生的风险
公章擅自外借、随意摆放、交接不清等违规操作都有可能给别有用心的人员以可乘之机，引起私用、盗用等情形，也容易出现遗失等风险隐患。这也是公章管理不善可能引起的常见风险类型。
二、 公章管理制度体系化鉴于公章管理不善可能给企业带来各种严重的法律风险，建议企业建立体系化的公章管理制度，以覆盖公章管理使用的各个环节。笔者认为，公章管理制度总体上应当包含以下模块：
1、各种公章的定义、用途限定；
2、公章的刻制、封存和启用流程；
3、公章的日常保管、移交、销毁流程；
4、公章遗失处理流程；
5、公章的用章、外借流程；
6、紧急用章预案；
7、罚则规定。
三、 公章种类和数量的精简 企业社团等所有的印章皆可称之为公章，不论这些印章的内部效力如何，对外在法律效力上并无太大差别，对不知情的善意第三方而言，加盖公证都会被视为是企业意思表示的证明。因此，企业公章并不是越多越好，越多越难以管理，对企业而言风险也就越大。我们建议企业对公章的类型和数量进行统计和精简，非必要的公章可封存或销毁。一般而言，拥有公章、财务专用章和法定代表人印章即能满足公司运营的基本需求。企业可根据具体情形精简公章，减轻公章管理的风险和压力。
四、 公章管理专人化（一）公章责任具体到人
鉴于公章的重要效力，建议企业将所有公章归由专门部门统一管理，具体公章对应具体的保管员，便于责任落实到人。公章保管员务必要谨慎选择，建议着重考察其对公司的忠诚度、为人的诚信品质以及工作的条理性和严谨性，这样才能保障公章管理制度的执行力。
（二）对公章保管员的监督管理
由于公章保管员拥有特殊的权力，建议安排有关部门或人员对公章使用情况定期进行审查监督，主要审查对照各类公章及使用申请登记文件、用章后的文件备份情况等，如此可及时发现并纠正违规操作及风险隐患。
此外，在罚则方面，建议对公章保管员违规操作，或因其故意或过失而导致用章不当给企业造成损失的情形，采取例如由公章保管员和相关责任人共同承担责任等罚则，以督促公章保管人员谨慎履行保管职责。
（三）保管员变动时的公章交接
建议对公章保管员岗位变动或离职时的工作交接专门规定，明确公章交接的流程，设置监交人作为第三方现场监督离岗保管员的公章交接，并在交接完毕后予以签字确认，防止交接环节产生的疏漏。
五、 公章管理中的审批环节审批环节应当贯穿公章管理制度始终，从公章的刻制、启用到用章、外借等都要有相应的审批流程加以配套。笔者认为，审批环节的设置应当注意以下四个方面：
（一） 审批流程的设置
公章审批流程的设置可细分为两种：纵向与横向。所谓纵向划分，是指谁有权申请、谁有权初审、谁有权最终批准等；所谓横向划分，是指针对不同的事项，可以区别设置审批流程。例如，可根据企业业务实际将可能涉章的事项进行分级，对重要等级越高的事项，审批流程可设置得越严格。
（二） 对审批结果的复核
实践中发生过员工伪造、变造审批手续，或者张冠李戴，用 A 文件的用章审批表却给 B 文件盖章等，给企业带来很大的法律风险。因此我们建议在用章及外借公章之前，由保管员对具体业务人员提供的审批文件进行表面复核，要求正本原件、审批手续和签名（或印章）齐备、签名（或印章）规范清晰、具体用章或外借事项与审批文件上列明的申请事项表面一致，同时对多页文件必须加盖骑缝章，以防范个别员工混水摸鱼，违反诚信和制度谋取私利而引发的风险。对外借公章的，应尽量由保管员或另行安排妥当的监督人同往监章，并登记记录。
（三） 紧急用章预案
建议企业根据业务实际考虑设置紧急用章预案，即遇到紧急情况需要使用公章，却在客观上无法完成正常审批流程的情形，例如审批负责人外出难以联系等，可设置替代流程，即能保障紧急情况下不会延误公司事务，又能防止事发当时无章可循、以紧急的借口随意违反相关制度而带来的风险。此处应注意通过制度形式将“紧急情况”作出明确定义和限制。
六、 用章情况登记和用章文件档案管理为了使用章责任可追溯，也便于对用章管理的监督，建议企业关注用章情况的登记和用章文件的档案管理。
（一） 建立专门的登记薄
由保管人员监督确保每一份用章文件均登记在册，登记事项一般包括用章日期、文件名称、份数、用途、批准人、经办人签名等。
（二） 用章文件应存档保留
除合同交专门的合同保管部门保管外，建议将其他用章文件扫描或复印存档备查。因为一般民商事纠纷的诉讼时效为 2 年，建议登记簿及用章文件留档应至少保留 2 年。如行业内有其他保留期限规定的，按照规定办理。
（三） 及时销毁废弃文件
盖错章的文件、试章的空白纸、以及失效遗弃的盖有公章的正本等废弃文件，应当及时彻底销毁，防止红章外流被不法分子加以利用。
七、 杜绝加盖空白文件 公章是企业对外意思表示的体现，意味着企业对外的责任承担，具有严肃的法律效力。根据我国《民法通则》和《合同法》相关规定，持有盖有公章的空白合同、介绍信的人员擅自对外做出的行为，对于不知情的善意相对方而言，就视同于企业本身的行为，就此产生的所有责任和后果均由企业对外承担，也就是法律上所称的“表见代理”。此类风险是公章管理中最常见的也是对企业影响最大的风险之一。因此，建议企业在制度设置和执行中坚决杜绝在空白文件、空白纸上加盖公章，以防止企业风险失控。因此，我们建议企业杜绝在空白文件上用章。
八、 公章管理和合同评审的结合如果企业公章缺乏统一管理，合同盖章及正本合同的管理均没有成文规定，只有约定俗成的习惯做法，将使得合同签订于保管完全依赖于业务人员自身的诚信和意愿，容易导致企业的合同风险隐患。而合同管理和公章管理的有机结合会更有利于企业合同风险的防范。这种防范主要体现在：第一，通过合同评审制度规范公章使用，防范公章风险；第二，通过用章规范掌控合同签订情况，便于合同管理。我们建议企业设立以下规范，防患于未然：
1、 业务人员申请合同用章时，应提交专门的合同评审表和合同评审制度中要求的其他文件；
2、 公章保管员应对提交盖章的合同进行表面审核，对提交文件不齐全的、所提交的合同文本与审批表上记载不一致的、审批流程未完成的、合同内容有所空白的等合同，不得用章；
3、 对合同用章情况建立登记台账，并将合同原件转交合同保管部门保管；
4、 在签订合同时，可采取在合同中预留印章样本的形式，明确约定只有与样本一直的印章方对合同项下事项发生效力，其余印章一律无效，以此来防范公章管理不当可能引发的合同风险。
九、 通过罚则设置保障制度贯彻实施如果没有明确的罚则规定，企业对违纪违规员工的处理将会陷入被动，从而大大削弱规章制度的执行力。为了督促员工贯彻执行公章管理制度，建议企业在制度制定时与人事制度相结合，配套以具有可操作性的罚则，作为制度执行的保障。其中，对一些严重的违规行为，应当明确企业得直接解除行为人劳动合同并追究法律责任的权利，为处理严重违纪的员工提供依据，防止类似风险发生。根据《劳动法》、《劳动合同法》及有关法律法规的规定，涉及违纪处分的规章制度在程序合法性上有特殊的要求：
首先，制定过程中要体现民主参与，建议采取开会或调查问卷、公开征询意见等形式讨论制度内容，并留存相关记录；
其次，应对制度进行公示，并留存证据，可采取的形式包括公告栏公示拍照、开会宣读学习并制作会议签到、制度培训并做记录、让员工签字确认并保留正本、在公司网站上公布并邮箱通知员工等等。企业可视实际情况选择。
